Coraz więcej firm słyszy od swoich kontrahentów hasło: „Prosimy o przystąpienie do ratingu EcoVadis”. Dla wielu dostawców brzmi to tajemniczo i stresująco, dlatego warto wyjaśnić, o co chodzi i jak się do tego przygotować.

EcoVadis to system oceny firm w obszarze ESG, czyli środowiska, spraw społecznych i ładu korporacyjnego. Kontrahenci korzystają z EcoVadis, aby szybko zobaczyć, jak dostawca podchodzi do takich kwestii jak ekologia, prawa pracownika czy etyka w biznesie, i jak dojrzała jest organizacja w kontekście ESG. Celem jest podejmowanie takiej współpracy, która gwarantuje przejrzystość łańcucha wartości. W tym artykule wyjaśniamy prosto, czym jest EcoVadis, jak działa ocena, co znaczą medale oraz jak przygotować firmę do tego procesu. Dzięki temu rating EcoVadis może stać się elementem, który realnie wzmocni pozycję firmy w kluczowych współpracach.

‍

Skąd wziął się EcoVadis

Największe europejskie firmy notowane na rynku papierów wartościowych muszą dziś raportować, jak wpływają na środowisko i ludzi, w tym w łańcuchu dostaw. W praktyce oznacza to konieczność lepszego poznania i oceny dostawców. Przez lata robiono to na różne sposoby. Klienci wysyłali własne ankiety, często długie, powtarzalne i niespójne. Dostawcy tracili czas na odpowiadanie na dziesiątki podobnych pytań w różnych formatach. Brakowało również instytucji, która mogłaby te odpowiedzi sprawdzić i potwierdzić ich rzetelność.

EcoVadis powstał jako płatna platforma do oceny zrównoważonego rozwoju firm. Przy odpowiednim pakiecie jeden rating może być udostępniany wielu klientom. Firma wypełnia jedną ankietę, przesyła swoje dokumenty, a system, przy wsparciu specjalistów zrównoważonego rozwoju, którzy sprawdzają przesłane dokumenty, przygotowuje tzw. scorecard, czyli kartę wyników. Kontrahent widzi od razu, jak dany dostawca wypada na tle innych oraz w których obszarach ma jeszcze potrzebę rozwoju. W wielu współpracach, czasami już na etapie przetargu, rating EcoVadis jest także jednym z kryteriów wyboru dostawcy.

‍

Czym jest EcoVadis w praktyce?

EcoVadis to globalna platforma, która:
- ocenia firmy w skali od 0 do 100 punktów,
- bada cztery obszary: środowisko, prawa człowieka i pracownika, etykę oraz zrównoważone zakupy.

Firma po ocenie dostaje scorecard. To raport, w którym widać:

• wynik ogólny,
• wyniki w każdym z czterech obszarów,
• listę mocnych stron,
• listę obszarów do poprawy.

Najważniejsze jest to, że klient nie musi czytać setek stron dokumentów. Wystarczy, że spojrzy na wynik, medal oraz kilka kluczowych wskaźników i rekomendacji.

‍

Jak działa ocena EcoVadis krok po kroku?

EcoVadis opiera się na trzech głównych elementach: politykach, działaniach i wynikach.

1. Polityki (EcoVadis sprawdza, czy firma ma spisane zasady, na przykład):
   
   • politykę środowiskową,
   • politykę antykorupcyjną,
   • kodeks etyki,
   • zasady BHP,
   • politykę praw człowieka,
   • certyfikaty powiązane ze zrównoważonym rozwojem itp.

2. Działania. Same dokumenty nie wystarczą. Ważne jest, czy firma faktycznie działa zgodnie z tym, co deklaruje. Przykłady:
   
   • szkolenia dla pracowników,
   • system zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing),
   • proces weryfikacji dostawców,
   • programy i projekty środowiskowe, np. z obszaru gospodarki obiegu zamkniętego czy dekarbonizacji,
   • działania dotyczące bezpieczeństwa pracy.

3. Wyniki. EcoVadis patrzy także na liczby i wskaźniki, takie jak:
   
   • zużycie energii,
   • poziom emisji,
   • ilość odpadów,
   • liczba wypadków przy pracy,
   • struktura zatrudnienia.

Firma wypełnia ankietę i dołącza dokumenty. Analitycy EcoVadis sprawdzają, czy odpowiedzi pasują do załączonych dowodów. System korzysta też z funkcji 360° Watch. To mechanizm, który przegląda zewnętrzne źródła, takie jak media, raporty organizacji, bazy danych czy listy sankcyjne. Szuka tam informacji o poważnych naruszeniach, skandalach lub wyróżnieniach związanych z firmą.

‍

Medale EcoVadis: co oznaczają?

Na podstawie wyniku firma może dostać medal. Ułatwia to szybką ocenę dostawcy.

Odznaczenia, które można uzyskać, są w czterech poziomach:

• Platinum,
• Gold,
• Silver,
• Bronze.

Otrzymanie medalu oznacza, że firma znajduje się w określonej grupie najlepszych procentowo firm ocenianych w danym okresie. Im wyższy medal, tym wyższy procentowy poziom na tle całej bazy ocenionych firm. Dodatkowo, aby otrzymać medal, firma nie może mieć bardzo słabego wyniku w jednym obszarze, ponieważ wymagane jest minimum punktów także w poszczególnych tematach.

Brak medalu nie oznacza automatycznie, że firma działa źle. Może oznaczać na przykład:

• wciąż wczesny etap w obszarze ESG,
• brak udokumentowania istniejących działań,
• wynik poniżej progów medalowych.

Jednocześnie jest to sygnał, że jest jeszcze sporo do zrobienia lub do uporządkowania.

‍

‍Dlaczego klienci wymagają EcoVadis?

Duże organizacje używają EcoVadis głównie z trzech powodów.

1. Zarządzanie ryzykiem. Rating pomaga zidentyfikować dostawców, którzy mogą stwarzać ryzyko ESG.
2. Spełnianie wymogów raportowych. Największe przedsiębiorstwa zobowiązane są raportować wpływ całego łańcucha dostaw i prowadzić należyte starania w obszarze ESG. Dzięki EcoVadis łatwiej im zebrać potrzebne dane od dostawców.
3. Porównywanie dostawców. Dostawcy z różnych krajów i branż są oceniani według spójnej metodologii. To ułatwia:
   - porównywanie dostawców,
   - ocenę nowych dostawców w procesie kwalifikacji,
   - przeglądy okresowe i odnowienie współpracy.

W praktyce EcoVadis staje się filtrem. Bez wyniku lub z bardzo słabym wynikiem może być trudniej wejść do panelu dostawców, wygrać przetarg lub utrzymać status kluczowego partnera, zwłaszcza u najbardziej wymagających klientów.

Jak przygotować firmę do EcoVadis?‍

Uporządkuj to, co już masz. Na początek warto zrobić prosty przegląd:
- regulaminy i polityki (BHP, środowisko, etyka, HR, zakupy, antykorupcja, prawa człowieka),
- certyfikaty (np. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001),
- dane liczbowe (energia, emisje, odpady, wypadkowość, rotacja pracowników),
- procedury (np. jak weryfikujesz swoich dostawców, jak zgłaszane są nieprawidłowości).

Często okazuje się, że firma robi całkiem sporo, ale nie ma tego uporządkowanego w jednym miejscu ani przetłumaczonego na język klientów.

Zbuduj zespół, nie rób tego w pojedynkę. EcoVadis dotyczy wielu obszarów naraz. Zwykle potrzebne są osoby z:

• ESG lub zrównoważonego rozwoju,
• HR,
• BHP,
• działu zakupów,
• compliance lub działu prawnego,
• czasem także z produkcji.

Jedna osoba powinna koordynować prace, ale nie powinna robić wszystkiego sama. To projekt przekrojowy.

Uporządkuj dokumenty i polityki. Na tym etapie często trzeba:

- dopisać brakujące polityki,
- zaktualizować istniejące dokumenty, aby odpowiadały aktualnej praktyce.

To, co wpisujesz w ankiecie EcoVadis, musi być zgodne z dokumentacją. Analitycy naprawdę je czytają i weryfikują spójność.

Uporządkuj dane ESG. EcoVadis nie jest jednorazową akcją. Ocena jest ważna przez 12 miesięcy i później zwykle wraca w formie powtórnej oceny. Warto zbudować stały sposób zbierania danych.

Możesz do tego użyć narzędzi, takich jak nasza platforma Quantifier, które pomagają porządkować wskaźniki i dokumenty do ratingów i raportowania oraz zarządzać projektami związanymi z ESG, regulacjami i standardami. Nasza platforma wspomaga również proces raportowania ESG zgodnego ze standardami raportowania zrównoważonego rozwoju ESRS, które są podstawą do potwierdzenia oświadczeń złożonych w formularzu EcoVadis.

‍

Praktyczne wykorzystanie wyniku EcoVadis

Rating EcoVadis nie musi być tylko „zaliczeniem wymogu”. Możesz go użyć na swoją korzyść, ponieważ wynik i medal można:

• dołączać do ofert,
• pokazywać w prezentacjach i rozmowach z klientami,
• umieścić na stronie internetowej i w materiałach marketingowych,
• wykorzystywać w komunikacji employer brandingowej.

To sygnał, że firma traktuje ESG poważnie i przeszła niezależną ocenę.

‍

Przyszłość EcoVadis i ratingów ESG

Znaczenie EcoVadis i podobnych ratingów ESG będzie rosło razem z regulacjami, wymaganiami raportowymi i oczekiwaniami dużych klientów, a także wymogami środowiska co do pokazywania dojrzałości z zakresu ESG oraz odporności na zmiany klimatu. Firmy coraz częściej muszą raportować nie tylko własne działania, lecz także wpływ całego łańcucha dostaw na środowisko i ludzi. To naturalnie przekłada się na większą wagę ratingów, które porządkują te informacje w ustandaryzowany sposób.

EcoVadis rozwija swoje narzędzia, zwłaszcza w obszarach związanych z emisjami i klimatem. Coraz częściej pojawiają się dodatkowe moduły ukierunkowane na dekarbonizację i zarządzanie emisjami w łańcuchu dostaw. W efekcie firmy, które traktują EcoVadis poważnie i wpisują go w swoją strategię ESG, zyskują przewagę nad tymi, które skupiają się wyłącznie na spełnieniu minimalnych wymogów.

‍

Jak może pomóc Quantifier?

Jako Quantifier wspieramy firmy w całym tym procesie. Pomagamy:

• przygotować się do pierwszej oceny EcoVadis lub odświeżenia istniejącego ratingu,
• uporządkować i uzupełnić polityki, procedury i dokumenty wymagane w ankiecie,
• zbudować przejrzysty system zbierania i aktualizacji danych ESG,
• przypisać odpowiedzialności i zadania po stronie poszczególnych działów,
• przełożyć rekomendacje ze scorecardu na konkretny plan działań na kolejne lata, które będą podstawą do tworzenia strategii ESG, która również będzie do pokazania w formularzu oceny.

‍

FAQ: krótkie odpowiedzi na najczęstsze pytania

1. Czy EcoVadis to to samo co ISO?
   Nie. ISO to certyfikat wydawany po audycie według konkretnej normy przez jednostkę certyfikującą. EcoVadis to rating ESG. Firma dostaje ocenę w skali punktowej, scorecard i ewentualnie odznaczenie, ale nie jest to certyfikat w rozumieniu norm ISO.
   
   
2. Jak często trzeba odnawiać ocenę EcoVadis?
   Scorecard EcoVadis jest ważny 12 miesięcy od daty publikacji. Żeby utrzymać aktualny wynik i medal, firmę czeka ponowna ocena mniej więcej raz w roku. Częstotliwość bywa też określana przez wymagania konkretnych klientów, którzy zwykle oczekują aktualnego, nieprzedawnionego ratingu. Co więcej, ocena co rok ma coraz więcej faktorów i trudniej jest uzyskać taki sam wynik jak poprzednio, ponieważ oceniane są postępy.
   
   
3. Czy małe firmy też muszą mieć EcoVadis?
   Często tak, jeśli współpracują z dużymi korporacjami lub chcą wejść do ich panelu dostawców. Zakres pytań jest dopasowany do wielkości firmy, branży i kraju, ale pewne minimum informacji i dokumentów jest wymagane od każdego.
   
   
4. Co, jeśli wynik jest niski albo nie ma medalu?
   To znak, że trzeba przeanalizować, czego brakuje nam do uzyskania lepszego wyniku. Ważne jest, aby:
   - przeanalizować scorecard i rekomendacje,
   - przygotować plan poprawy na najbliższe miesiące i lata,
   - pokazać ten plan kluczowym klientom.
   

5. Czy da się „podkręcić” wynik bez realnych działań?
   Krótko mówiąc: nie ma sensu. EcoVadis weryfikuje dokumenty, patrzy na spójność tego, co firma deklaruje, z tym, co robi, oraz sprawdza informacje zewnętrzne. Zbyt piękny obraz bez pokrycia może skończyć się problemami przy kolejnych ocenach, utratą wiarygodności i napięciem w relacjach z klientami. Dużo lepiej stopniowo poprawiać realne praktyki i dokumentować to, co firma faktycznie robi.